Le brief
UAFest est le festival ukrainien du comté de Lanark, organisé par la Ukrainian Community of Lanark County (UCLC), un organisme sans but lucratif de l'Ontario. La quatrième édition, UAFest 2026 — Ukrainian Festival near Ottawa, a eu lieu le dimanche 13 septembre 2026, de midi à 18 h, au parc Riverside de Carleton Place, à environ 45 minutes à l'ouest d'Ottawa. L'entrée est gratuite et le festival repose sur des bénévoles. Marketing MIX est l'un de ses partenaires organisateurs ; ce cas décrit donc un travail sur un événement que nous contribuons à organiser.
Pour 2025, nous avions construit un guide mobile d'une page pour la journée du festival ; ce travail a son propre cas. Autour de lui, la présence web du festival se résumait à un site Squarespace à uflc.ca. Les demandes arrivaient par Google Forms et étaient traitées dans des feuilles de calcul et des boîtes courriel personnelles, et les accès aux plateformes de référencement et aux réseaux sociaux restaient chez des bénévoles des années précédentes.
Le 22 juillet 2026, les organisateurs ont pris la décision qui a façonné la saison : uafest.ca devient la source unique de chaque fait sur le festival (date, heures, adresse, téléphone, liens), et toute inscription pour 2026 s'y fait, en anglais, en ukrainien et en français. Le nom s'écrit partout de la même façon, « UAFest 2026 - Ukrainian Festival near Ottawa », car une personne à Ottawa cherche la capitale, et un exposant qui nous vérifie dans le système d'un assureur cherche le nom qu'il a vu sur notre page.
Le brief de la saison : un site qui raconte l'histoire et accepte tous les types d'inscription, un back-office où l'équipe traite ces inscriptions sans feuilles de calcul, et assez de recherche, de presse et de vidéo autour des deux pour que les gens de la vallée de l'Outaouais trouvent le festival à temps.
Ce que nous avons construit
uafest.ca à partir d'un dépôt vide
Le nouveau code a démarré fin juin 2026 et le domaine y a basculé le 10 juillet. L'édition ukrainienne a suivi en quelques jours et la française le 17 août, comme des jumelles complètes des pages anglaises, reliées par hreflang.
Chaque date, heure et adresse du site provient d'une fiche unique dans le code. Cette fiche a fait ses preuves en août. Un document de planification indiquait une fermeture à 20 h, et cette heure s'était propagée dans le balisage d'événement, le lien Google Agenda, les lettres de confirmation et le dossier de presse. Les organisateurs ont confirmé midi à 18 h le 2 août ; le 11 août, l'heure a été corrigée sur tout le site, le fichier d'agenda est devenu généré à partir de la même fiche, et le 17 août, les PDF du dossier de presse ont été reconstruits et vérifiés avec un extracteur de texte pour y chercher toute trace de l'ancienne heure.
Des parcours d'inscription qui ouvrent un espace
Sept parcours publics alimentent la même réception : préinscription des invités à /attend (en ligne depuis le 28 juillet), bénévoles, exposants, commanditaires, artistes, le convoi Unity Ride & Drive et le réseautage d'affaires. Un envoi est d'abord écrit dans une table durable, puis devient une demande du CRM, et une ligne part dans la conversation Telegram de l'équipe organisatrice.
Les bénévoles, les conducteurs du convoi et les invités sont approuvés à l'envoi. Leur espace participant s'ouvre, leur laissez-passer devient actif, et une lettre dans la langue du formulaire place devant eux un bouton vers le bon groupe de discussion. La veille du festival, plusieurs bénévoles et invités étaient encore bloqués à « new » ou « waiting ». Depuis le 13 septembre, la règle vit à trois endroits : le code de statut, les routes de réception et d'approvisionnement, et des déclencheurs de base de données qui approuvent la demande et activent le laissez-passer, de sorte que tout nouveau chemin d'importation en hérite. Les exposants, commanditaires et artistes restent entre les mains d'une personne, car chacun engage de l'argent, une présence sur le site ou une place au programme.
Le parcours du convoi montre qu'une chaîne qui fonctionne peut malgré tout perdre des gens. Le 11 septembre, à deux jours de l'événement, des conducteurs s'inscrivaient sans rejoindre leur groupe Telegram. Des inscriptions réelles par le formulaire de production ont prouvé que les lettres arrivaient dans la seconde. Le lien du groupe figurait dans la lettre sous forme de ligne de texte, tandis que les deux boutons menaient à la page de l'événement et à l'espace participant. Le bouton jaune principal est devenu « Join the drivers' Telegram group » dans les trois langues, et un court message de relance avec ce seul bouton est parti aux conducteurs déjà inscrits. La même vérification a révélé un second défaut : du 31 août au 10 septembre, le courrier du domaine était signé avec un sélecteur DKIM dont la clé n'était pas publiée dans le DNS, ce qui pousse les courriels vers les dossiers de pourriel chez Gmail, Hotmail et Yahoo.
L'espace bénévole, le laissez-passer et l'enregistrement autonome
L'espace d'un bénévole contient un laissez-passer à code QR signé, un insigne partageable dessiné comme un écusson brodé sur lin en trois langues, et un lien d'invitation d'un ami qui porte la balise de campagne propre au bénévole, de sorte qu'une recommandation est comptée comme n'importe quelle autre campagne. La veille du festival, nous avons ajouté l'enregistrement autonome : un bouton « I'm here » dans l'espace envoie la position du téléphone, et le serveur l'accepte dans un rayon de 600 mètres autour du centre du parc Riverside, plus la précision indiquée par le téléphone. Un écran de coordination montre qui est sur place, et une affiche à code QR à la tente des bénévoles mène les nouveaux arrivants à /checkin.
Le back-office
Le CRM se trouve à uafest.ca/crm depuis le 11 août 2026, dans le même code que le site, derrière une connexion Google. Il contient les demandes par volet (exposants, commanditaires, bénévoles, artistes, invités, convoi, opérations), les boîtes courriel de l'équipe synchronisées, une file de lettres en attente de signature où chaque responsable de service signe celles de son propre parcours, l'émission des laissez-passer et un lecteur d'entrée. Nous n'en montrons aucune capture ici : chaque écran contient les noms et les coordonnées de vraies personnes.
Le 11 septembre, une règle d'automatisation nouvellement activée a envoyé un courriel au propriétaire pour chaque élément pendant la nuit. Depuis, l'équipe reçoit un seul récapitulatif dans sa conversation Telegram à 9 h, heure de Toronto, regroupé par bloc de travail, chaque ligne indiquant le nombre d'éléments ouverts et un lien vers ce bloc.
Une autre correction est née d'une question du 10 septembre : les inscriptions au convoi venaient-elles des publicités Facebook ou de personnes que les organisateurs connaissaient ? Aucune des demandes au dossier ne portait de source. La chaîne était rompue à trois endroits à la fois : seul le formulaire des bénévoles lisait les balises de campagne dans l'adresse, ce formulaire les rangeait dans le mauvais objet, et un assainisseur qui aplatit tout champ imbriqué en chaîne vide les effaçait avant que la route ne les voie. Les formulaires du convoi, des invités, des exposants, des artistes, des commanditaires et des projets collectent désormais eux aussi les balises, l'assainisseur laisse passer l'attribution sous forme de chaînes, les canaux sont regroupés comme GA4 les regroupe, et le tableau des demandes a une colonne Canal. Les demandes d'avant le 10 septembre gardent une source vide ; nous n'en avons pas peint une après coup.
Presse, commanditaires et vidéo
La liste des commanditaires 2026 a été approuvée par l'équipe le 10 septembre et chargée dans le CRM avec un indicateur de publication sur chaque nom : publier, ne pas publier ou confirmer d'abord. La page du bilan crédite désormais 31 commanditaires et partenaires, du comté de Lanark et de la Shevchenko Foundation jusqu'aux entreprises locales et à sept organismes Rotary.
Les contacts presse se trouvent dans le même CRM ; le 30 octobre, il contenait 260 contacts dans la catégorie médias. Pour les lettres d'après-festival des 20 et 21 septembre, le moteur de prospection a appris à porter une lettre personnelle pour chaque rédacteur au sein d'une seule campagne, plus une dernière étape « publié », de sorte que le parcours va de l'envoi à la parution dans une seule vue. La page du bilan liste 14 retombées entre le 6 août et le 15 septembre, parmi lesquelles CBC News, CTV News Ottawa, The Lanarkist, Hometown News, The Millstone et CKCU 93.1 FM.
Le 17 septembre, la saison a été racontée dans un bilan de 31 minutes, « 80 days of digital UAFest », publié sur YouTube et sur uafest.ca avec chapitres et transcription, et découpé en courts reels verticaux pour YouTube Shorts, TikTok, Facebook et LinkedIn. Trois jours plus tard, Google n'avait exploré aucune des deux pages vidéo : toutes deux n'étaient liées que depuis le plan du site. Des liens dans le pied de page les ont fait passer à « discovered » en quelques minutes.
Recherche et réponses IA
Les recherches de marque pour un festival local sont rares ; les sujets des guides sont donc venus des données de mots-clés Bing pour le Canada : recettes ukrainiennes et villes autour de Carleton Place. Le 30 octobre, la bibliothèque de guides à /guides liste 22 guides en anglais, chacun avec ses versions ukrainienne et française lorsqu'elles sont traduites, avec les balisages Recipe, Article et FAQ. Les pages du festival portent un balisage Event issu de la même fiche de faits, et /llms.txt donne aux assistants IA les faits essentiels en texte brut, y compris la ligne indiquant que le décompte des invités de 2026 est encore en cours de finalisation.
Après le festival, deux vagues sont entrées en ligne. Le 5 octobre, le bilan du festival et l'étape torontoise du Rushnyk ont reçu des paragraphes d'ouverture qui répondent d'abord. Le 11 octobre, nous avons corrigé un décalage de mise en page : l'en-tête décidait dans le navigateur, après le chargement, s'il s'agissait d'un téléphone ou d'un ordinateur, de sorte que les téléphones recevaient d'abord l'en-tête de bureau, et le décalage cumulatif de mise en page sur les pages mesurées est passé de 0,659 à 0, selon une mesure Playwright du rapport du 11 octobre. La même vague a ajouté des guides d'hiver avant la saison de décembre.
Ce qui s'est passé
Recherche. Du 30 juillet au 28 octobre 2026, uafest.ca a reçu 1 874 clics et 70 435 impressions de la recherche Google (Search Console, sc-domain:uafest.ca, export du 30 octobre). Les clics ont grimpé tout au long d'août et ont culminé la semaine du 7 septembre à 703, dont 293 le jour du festival lui-même. Les deux requêtes les plus importantes sur la période ont été « ukrainian festival carleton place », 121 clics à une position moyenne de 1,12, et « ukrainian festival ottawa 2026 », 98 clics à 2,14.
Après le festival, les clics sont tombés à 152 la semaine du 14 septembre tandis que les impressions montaient à 11 572, le chiffre hebdomadaire le plus élevé de la période : les gens ont cessé de chercher la date et les guides ont continué à remonter. Du 14 septembre au 28 octobre, le seul guide du salo a généré 11 392 impressions et 47 clics, un taux de clics de 0,41 %. Son titre répond désormais à la question que les gens tapent : « What is salo? ».
Visiteurs. GA4 a compté 4 683 utilisateurs actifs, 7 133 sessions et 8 871 pages vues sur le site public du 1er juin au 30 septembre 2026, CRM exclu (propriété 543967631, export du 1er octobre ; les données de uafest.ca commencent le 10 juillet). Ottawa a apporté 1 538 de ces utilisateurs, Toronto 899, Montréal 348 et Carleton Place 133. Tous noms d'hôte confondus, la recherche organique a apporté 1 393 utilisateurs actifs, le social payant 395 et les assistants IA 127 ; dans le rapport des sources, chatgpt.com représente à lui seul 125 utilisateurs.
Opérations. Le 30 octobre, le CRM contenait 240 demandes non archivées : 72 invités, 55 exposants, 37 commanditaires, 36 bénévoles, 28 conducteurs du convoi, 8 artistes et 4 demandes d'opérations. Un examen en lecture seule de la base de données le 18 octobre a compté 390 demandes pour la saison, dont 153 archivées, 253 espaces participants et 305 laissez-passer émis. Le même examen a relevé zéro lecture à l'entrée et zéro enregistrement autonome de bénévole : le jour même, les coordonnateurs ont travaillé avec une feuille de présence imprimée.
Les organisateurs finalisent encore le décompte des invités de 2026 ; ce cas n'en donne donc aucun.
Ce que nous ferions ensuite
Répéter les outils du jour ou les retirer. Pour 2027, l'entrée et l'enregistrement font l'objet d'une répétition avec les coordonnateurs une semaine avant, ou la feuille papier devient l'outil officiel et son décompte est saisi dans le CRM le soir même.
L'attribution dès la première demande. La colonne de source fonctionne depuis le 10 septembre. Avec la liste d'attente 2027 ouverte, chaque lien de campagne, chaque code QR de dépliant et chaque publication de partenaire porte une balise dès le premier jour, et la question « publicités ou amis ? » obtient un chiffre.
Des guides qui méritent le clic. Le guide du salo affiche des milliers d'impressions pour un clic. Des titres et des phrases d'ouverture qui correspondent à la question, et une invitation au festival dans chaque guide, transforment ce public d'hiver en inscriptions à la liste d'attente 2027.
Une fiche, vraiment une. L'examen du 18 octobre a trouvé « Riverside Park » écrit à la main 847 fois dans 180 fichiers, alors que la fiche de faits est lue par 15. Faire passer chaque page par la fiche permet de mettre en ligne les dates et le lieu de 2027 en une seule modification.
La santé du courriel avant toute campagne. DKIM, SPF et DMARC sont vérifiés avec une lettre réelle envoyée à Gmail avant chaque envoi, car la lacune du 31 août au 10 septembre est restée inaperçue jusqu'à ce qu'un test réel la révèle.
Services associés
Sites web et applications web : création de sites web d'entreprise. Recherche : référencement SEO. Réponses IA : promotion dans la recherche IA. Réseaux sociaux et vidéo : promotion SMM. Le guide de la journée du festival 2025 : guide mobile du Ukrainian Fest du comté de Lanark. Un partenaire qui a animé des ateliers au festival : cours de cuisine pour enfants Cookiddoo.
Direction de projet : Marketing MIX, partenaire organisateur du festival. Client : Ukrainian Community of Lanark County (UAFest), Carleton Place, Ontario. Année : 2026.