Das Briefing
UAFest ist das ukrainische Festival im Lanark County, veranstaltet von der Ukrainian Community of Lanark County (UCLC), einem gemeinnützigen Verein aus Ontario. Die vierte Ausgabe, UAFest 2026 — Ukrainian Festival near Ottawa, fand am Sonntag, dem 13. September 2026, von 12 bis 18 Uhr im Riverside Park in Carleton Place statt, etwa 45 Minuten westlich von Ottawa. Der Eintritt ist frei, und das Festival wird von Freiwilligen getragen. Marketing MIX ist einer der Veranstaltungspartner, dieser Case beschreibt also Arbeit an einer Veranstaltung, die wir mitorganisieren.
Für 2025 hatten wir einen einseitigen Mobil-Guide für den Festivaltag gebaut; diese Arbeit hat einen eigenen Case. Drumherum bestand der Webauftritt des Festivals aus einer Squarespace-Website unter uflc.ca. Anmeldungen kamen über Google Forms, wurden in Tabellen und persönlichen Postfächern bearbeitet, und die Zugänge zu Verzeichnis- und Social-Plattformen lagen aus früheren Jahren bei einzelnen Freiwilligen.
Am 22. Juli 2026 trafen die Veranstalter die Entscheidung, die die Saison prägte: uafest.ca wird die einzige Quelle für jede Tatsache zum Festival (Datum, Zeiten, Adresse, Telefon, Links), und jede Anmeldung für 2026 läuft dort, auf Englisch, Ukrainisch und Französisch. Der Name wird überall gleich geschrieben, „UAFest 2026 - Ukrainian Festival near Ottawa“, weil jemand in Ottawa nach der Hauptstadt sucht und ein Händler, der uns im System einer Versicherung nachschlägt, nach dem Namen sucht, den er auf unserer Seite gesehen hat.
Das Briefing der Saison: eine Website, die die Geschichte erzählt und jede Art von Anmeldung aufnimmt, ein Back Office, in dem das Team diese Anmeldungen ohne Tabellen bearbeitet, und genug Suche, Presse und Video drumherum, dass die Menschen im Ottawa Valley das Festival rechtzeitig fanden.
Was wir gebaut haben
uafest.ca aus einem leeren Repository
Der neue Code entstand ab Ende Juni 2026, und am 10. Juli zog die Domain darauf um. Die ukrainische Ausgabe folgte binnen weniger Tage und die französische am 17. August, als vollständige Zwillinge der englischen Seiten mit hreflang dazwischen.
Jedes Datum, jede Uhrzeit und jede Adresse auf der Website stammen aus einem einzigen Datensatz im Code. Dieser Datensatz hat sich im August bewährt. Ein Planungsdokument nannte 20 Uhr als Ende, und diese Uhrzeit hatte sich in das Event-Markup, den Google-Kalender-Link, die Bestätigungsbriefe und das Pressekit ausgebreitet. Die Veranstalter bestätigten am 2. August 12 bis 18 Uhr; am 11. August wurde die Uhrzeit auf der ganzen Website korrigiert, die Kalenderdatei wurde aus demselben Datensatz erzeugt, und am 17. August wurden die Pressekit-PDFs neu gebaut und mit einem Textextraktor auf jede Spur der alten Uhrzeit geprüft.
Anmeldestrecken, die einen Bereich öffnen
Sieben öffentliche Strecken speisen dieselbe Aufnahme: Gästevoranmeldung unter /attend (live seit 28. Juli), Freiwillige, Händler, Sponsoren, Künstler, der Konvoi Unity Ride & Drive und Business-Networking. Eine Einsendung wird zuerst in eine dauerhafte Tabelle geschrieben, wird dann zu einer CRM-Anmeldung, und eine Zeile geht in den Telegram-Chat des Organisationsteams.
Freiwillige, Konvoi-Fahrer und Gäste werden beim Absenden bestätigt. Ihr Teilnehmerbereich öffnet sich, ihr Pass wird aktiv, und ein Brief in der Sprache des Formulars legt ihnen einen Button für den richtigen Gruppenchat vor. In der Nacht vor dem Festival hingen mehrere Freiwillige und Gäste noch in „new“ oder „waiting“. Seit dem 13. September liegt die Regel an drei Stellen: im Statuscode, in den Routen für Aufnahme und Bereitstellung und in Datenbank-Triggern, die die Anmeldung bestätigen und den Pass aktivieren, sodass jeder neue Importweg sie erbt. Händler, Sponsoren und Künstler bleiben bei einem Menschen, weil jeder von ihnen Geld, einen Auftritt auf dem Gelände oder einen Platz im Programm betrifft.
Die Konvoi-Strecke zeigt, wie eine funktionierende Kette trotzdem Menschen verlieren kann. Am 11. September, zwei Tage vorher, meldeten sich Fahrer an und traten ihrer Telegram-Gruppe nicht bei. Live-Anmeldungen über das Produktivformular bewiesen, dass die Briefe innerhalb einer Sekunde ankamen. Der Gruppenlink stand im Brief als Textzeile, während beide Buttons zur Eventseite und zum Bereich führten. Der gelbe Hauptbutton wurde in allen drei Sprachen zu „Join the drivers' Telegram group“, und an die bereits angemeldeten Fahrer ging ein kurzes Follow-up mit genau diesem einen Button. Dieselbe Prüfung deckte einen zweiten Fehler auf: Vom 31. August bis 10. September war die Post der Domain mit einem DKIM-Selektor signiert, für den im DNS kein Schlüssel veröffentlicht war, was Mails bei Gmail, Hotmail und Yahoo in Richtung Spam-Ordner schiebt.
Der Freiwilligenbereich, der Pass und der Selbst-Check-in
Der Bereich eines Freiwilligen enthält einen signierten QR-Pass, ein teilbares Abzeichen, gezeichnet als gestickter Patch auf Leinen in drei Sprachen, und einen Freunde-einladen-Link, der den eigenen Kampagnen-Tag des Freiwilligen trägt, sodass eine Empfehlung wie jede andere Kampagne gezählt wird. In der Nacht vor dem Festival haben wir den Selbst-Check-in ergänzt: Ein Button „I'm here“ im Bereich sendet den Standort des Handys, und der Server akzeptiert ihn innerhalb von 600 Metern um die Mitte des Riverside Park plus der vom Handy gemeldeten Genauigkeit. Ein Koordinatoren-Bildschirm zeigt, wer vor Ort ist, und ein QR-Poster am Freiwilligenzelt führt Neuankömmlinge zu /checkin.
Das Back Office
Das CRM läuft seit dem 11. August 2026 unter uafest.ca/crm, im selben Code wie die Website, hinter einer Google-Anmeldung. Es enthält Anmeldungen nach Arbeitsbereich (Händler, Sponsoren, Freiwillige, Künstler, Gäste, Konvoi, Betrieb), die synchronisierten Postfächer des Teams, eine Warteschlange von Briefen, die auf Unterschrift warten, in der jede Bereichsleitung die Briefe ihrer eigenen Strecke unterschreibt, die Pass-Ausgabe und einen Einlass-Scanner. Screenshots davon zeigen wir hier keine: Jeder Bildschirm enthält Namen und Kontakte echter Menschen.
Am 11. September schickte eine neu aktivierte Automatisierungsregel über Nacht pro Eintrag eine E-Mail an den Inhaber. Seitdem bekommt das Team um 9 Uhr Toronto-Zeit einen einzigen Digest in seinem Telegram-Chat, gruppiert nach Arbeitsblöcken, jede Zeile mit der Zahl der offenen Punkte und einem Link zu diesem Block.
Eine weitere Korrektur ging auf eine Frage vom 10. September zurück: Stammten die Konvoi-Anmeldungen aus den Facebook-Anzeigen oder von Menschen, die die Veranstalter kannten? Keine der vorhandenen Anmeldungen trug eine Quelle. Die Kette riss an drei Stellen zugleich: Nur das Freiwilligenformular las die Kampagnen-Tags aus der Adresse, dieses Formular legte sie im falschen Objekt ab, und ein Sanitizer, der jedes verschachtelte Feld zu einem leeren String abflacht, löschte sie, bevor die Route sie sah. Die Formulare für Konvoi, Gäste, Händler, Künstler, Sponsoren und Projekte erfassen die Tags jetzt ebenfalls, der Sanitizer lässt Attribution als Strings durch, Kanäle werden so gruppiert, wie GA4 sie gruppiert, und die Anmeldetabelle hat eine Spalte Kanal. Anmeldungen vor dem 10. September behalten eine leere Quelle; wir haben keine nachträglich eingemalt.
Presse, Sponsoren und Video
Die Sponsorenliste für 2026 wurde am 10. September vom Team freigegeben und mit einem Veröffentlichungs-Flag an jedem Namen ins CRM geladen: veröffentlichen, nicht veröffentlichen oder erst bestätigen. Die Berichtsseite nennt jetzt 31 Sponsoren und Partner, vom Lanark County und der Shevchenko Foundation bis zu lokalen Unternehmen und sieben Rotary-Gremien.
Pressekontakte liegen im selben CRM; am 30. Oktober enthielt es 260 Kontakte in der Medienrichtung. Für die Briefe nach dem Festival am 20. und 21. September lernte die Outreach-Engine, innerhalb einer Kampagne für jede Redakteurin und jeden Redakteur einen persönlichen Brief zu tragen, plus einen letzten Schritt „veröffentlicht“, sodass die Strecke von „gesendet“ bis „gedruckt“ in einer Ansicht läuft. Die Berichtsseite listet 14 Beiträge zwischen dem 6. August und dem 15. September, darunter CBC News, CTV News Ottawa, The Lanarkist, Hometown News, The Millstone und CKCU 93.1 FM.
Am 17. September wurde die Saison als 31-minütiger Rückblick „80 days of digital UAFest“ festgehalten, auf YouTube und auf uafest.ca mit Kapiteln und Transkript veröffentlicht und zu kurzen Vertikal-Reels für YouTube Shorts, TikTok, Facebook und LinkedIn geschnitten. Drei Tage später hatte Google keine der beiden Videoseiten gecrawlt: Beide waren nur aus der Sitemap verlinkt. Links im Footer brachten sie binnen Minuten auf „discovered“.
Suche und KI-Antworten
Markensuchen für ein lokales Festival sind selten, deshalb stammten die Themen der Ratgeber aus Bing-Keyword-Daten für Kanada: ukrainische Rezepte und die Orte rund um Carleton Place. Am 30. Oktober listet die Ratgeber-Bibliothek unter /guides 22 Ratgeber auf Englisch, jeweils mit ukrainischen und französischen Fassungen, wo übersetzt, mit Recipe-, Article- und FAQ-Markup. Die Festivalseiten tragen Event-Markup aus demselben Faktendatensatz, und /llms.txt gibt KI-Assistenten die wichtigsten Fakten als Klartext, einschließlich der Zeile, dass die Gästezahl 2026 noch abgeschlossen wird.
Nach dem Festival gingen zwei Wellen live. Am 5. Oktober erhielten der Festivalbericht und die Toronto-Station des Rushnyk Eröffnungsabsätze, die zuerst antworten. Am 11. Oktober haben wir eine Layout-Verschiebung behoben: Der Header entschied nach dem Laden im Browser, ob Handy oder Desktop, sodass Handys zuerst den Desktop-Header bekamen, und der Cumulative Layout Shift auf den gemessenen Seiten fiel von 0,659 auf 0, gemessen mit Playwright im Bericht vom 11. Oktober. Dieselbe Welle ergänzte Winter-Ratgeber vor der Dezembersaison.
Was dabei herauskam
Suche. Vom 30. Juli bis 28. Oktober 2026 erhielt uafest.ca 1.874 Klicks und 70.435 Impressionen aus der Google-Suche (Search Console, sc-domain:uafest.ca, Export vom 30. Oktober). Die Klicks stiegen im August und erreichten in der Woche vom 7. September mit 703 ihren Höchstwert, davon 293 am Festivaltag selbst. Die beiden größten Suchanfragen im Zeitraum waren „ukrainian festival carleton place“ mit 121 Klicks bei einer durchschnittlichen Position von 1,12 und „ukrainian festival ottawa 2026“ mit 98 Klicks bei 2,14.
Nach dem Festival fielen die Klicks in der Woche vom 14. September auf 152, während die Impressionen auf 11.572 stiegen, den höchsten Wochenwert im Zeitraum: Die Leute suchten nicht mehr nach dem Datum, und die Ratgeber tauchten weiter auf. Vom 14. September bis 28. Oktober erzielte allein der Salo-Ratgeber 11.392 Impressionen und 47 Klicks, eine Klickrate von 0,41 %. Sein Titel beantwortet jetzt die Frage, die Leute eintippen: „What is salo?“.
Besucher. GA4 zählte vom 1. Juni bis 30. September 2026 auf der öffentlichen Website 4.683 aktive Nutzer, 7.133 Sitzungen und 8.871 Seitenaufrufe, ohne das CRM (Property 543967631, Export vom 1. Oktober; die Daten von uafest.ca beginnen am 10. Juli). Ottawa brachte 1.538 dieser Nutzer, Toronto 899, Montreal 348 und Carleton Place 133. Über alle Hostnamen brachte Organic Search 1.393 aktive Nutzer, Paid Social 395 und KI-Assistenten 127; im Quellenbericht stehen allein für chatgpt.com 125 Nutzer.
Betrieb. Am 30. Oktober enthielt das CRM 240 nicht archivierte Anmeldungen: 72 Gäste, 55 Händler, 37 Sponsoren, 36 Freiwillige, 28 Konvoi-Fahrer, 8 Künstler und 4 Betriebsanfragen. Eine reine Leseprüfung der Datenbank am 18. Oktober zählte 390 Anmeldungen für die Saison, davon 153 archiviert, 253 Teilnehmerbereiche und 305 ausgegebene Pässe. Dieselbe Prüfung fand null Einlass-Scans und null Selbst-Check-ins von Freiwilligen: Am Tag arbeiteten die Koordinatoren mit einer gedruckten Anmeldeliste.
Die Veranstalter schließen die Gästezahl 2026 noch ab, deshalb nennt dieser Case keine.
Was wir als Nächstes tun würden
Die Werkzeuge des Tages proben oder abschaffen. Für 2027 bekommen Einlass und Check-in eine Probe mit den Koordinatoren eine Woche vorher, oder die Papierliste wird das offizielle Werkzeug, und ihre Zählung wird noch am selben Abend ins CRM getippt.
Attribution ab der ersten Anmeldung. Die Quellenspalte funktioniert seit dem 10. September. Bei geöffneter Warteliste 2027 trägt jeder Kampagnenlink, jeder Flyer-QR und jeder Partner-Beitrag vom ersten Tag an einen Tag, und die Frage „Anzeigen oder Freunde?“ bekommt eine Zahl.
Ratgeber, die den Klick verdienen. Der Salo-Ratgeber zeigt Tausende Impressionen pro Klick. Titel und Einstiegszeilen, die zur Frage passen, und eine Festivaleinladung in jedem Ratgeber machen aus diesem Winterpublikum Anmeldungen für die Warteliste 2027.
Ein Datensatz, wirklich einer. Die Prüfung vom 18. Oktober fand „Riverside Park“ 847-mal von Hand geschrieben in 180 Dateien, während der Faktendatensatz von 15 gelesen wird. Jede Seite auf den Datensatz umzustellen ermöglicht, dass Termine und Ort für 2027 mit einer einzigen Änderung live gehen.
Mail-Gesundheit vor jeder Kampagne. DKIM, SPF und DMARC werden vor jedem Versand mit einem Live-Brief an Gmail geprüft, denn die Lücke vom 31. August bis 10. September blieb unbemerkt, bis ein Live-Test sie fand.
Verwandte Leistungen
Websites und Web-Apps: Entwicklung von Unternehmenswebsites. Suche: SEO-Promotion. KI-Antworten: Promotion in der KI-Suche. Social Media und Video: SMM-Promotion. Der Guide für den Festivaltag 2025: Mobil-Guide für das Ukrainian Fest Lanark County. Ein Partner, der beim Festival Workshops anbot: Kinder-Kochkurse Cookiddoo.
Projektleitung: Marketing MIX, Veranstaltungspartner des Festivals. Kunde: Ukrainian Community of Lanark County (UAFest), Carleton Place, Ontario. Jahr: 2026.